Erfolgreiche Planung eines Familientreffens: Die Mullerleile's

Ursprünglich war das Ziel, unser Familientreffen alle fünf Jahre sowohl in Deutschland als auch in den Vereinigten Staaten zu veranstalten, und zwar im selben Jahr, beginnend im Jahr 1997. Nach den ersten Treffen (Juni und Oktober 1997) war es sinnvoller, sie auf jedem Kontinent in getrennten Jahren zu veranstalten, abwechselnd in Deutschland und in den USA. In den USA gab es bisher drei Treffen (zuerst in Iowa (1997), dann in Minnesota (2011) und in Washington State (2017)). Die Stadt Schuttertal in Deutschland hingegen war stets Schauplatz der vier deutschen Familientreffen der Mullerleile (1997, 2003, 2009 und 2015).

Das Familientreffen im Bundesstaat Washington war das erste, das ich geplant hatte, und das erste, an dem ich in den USA teilnahm. Arbeitsbedingt konnte ich nicht zu früheren US-Treffen in den Mittleren Westen reisen, obwohl ich an drei Familientreffen in Deutschland teilnehmen konnte. Die Familientreffen in den USA fanden in der Regel in Kleinstädten statt und beinhalteten nur wenige Aktivitäten, die mit der Familie zu tun hatten (z. B. Besuch einer Familienfarm, Besuch eines Friedhofs, auf dem viele Familienmitglieder begraben sind). Frühere US-Treffen bestanden aus einer 3-tägigen Wochenendveranstaltung. Es erschien logisch, dass man, nachdem man das Geld für ein weit entferntes Klassentreffen ausgegeben hat, die Möglichkeit haben sollte, andere Sehenswürdigkeiten in der Umgebung zu besichtigen, entweder als Gruppenaktivität oder mit Vorschlägen, was man in der Umgebung besuchen kann.

Als ich mich schließlich für den Großraum Seattle als Veranstaltungsort für das Klassentreffen entschied, wandte ich mich an Explore Seattle Southside Regional, um Unterstützung bei der Planung zu erhalten. Meagan McGuire (VP Sales & Services) begann sofort, mich durch den Prozess zu führen. Sie half bei der Suche nach einem geeigneten Veranstaltungsort für unser Treffen. Sie begleitete uns sogar, um den besten Ort ausfindig zu machen, der unser Budget nicht übersteigt und trotzdem Spaß macht.

Meagan schickte mir eine Liste von Transportunternehmen, die ich anrufen sollte, um unsere Gruppe bei Tagesausflügen zu befördern. Zufälligerweise konnte uns das Busunternehmen Seattle Express einen sehr guten Preis für alle unsere Transportbedürfnisse machen. Wir waren sehr zufrieden mit unseren Fahrern.

Da ich in Spokane lebe, empfahl Meagan auch eine Lagereinheit, um unsere Vorräte vor dem Treffen zu lagern. Seattle Southside versorgte auch jedes Mitglied unserer Gruppe mit einem Willkommenspaket, das Vorschläge für Sehenswürdigkeiten in der Umgebung enthielt, sowie einen kostenlosen Shuttle-Service zum nahe gelegenen Westfield Southcenter zum Einkaufen. Das war sehr hilfreich für unsere Gruppe.

Sobald das Treffen begann, war klar, dass sich die ganze Mühe der Planung gelohnt hatte. Wir hatten einen örtlichen Karikaturisten (Freitagabend) und einen Zauberer (Samstagnachmittag) engagiert, die beide ein großer Erfolg waren (vor allem der Karikaturist). Die Interaktion mit den Teilnehmern und die örtliche Unterhaltung waren ein großartiger Eisbrecher für alle.

Wir haben einem Sprecher jeder Familie Zeit gegeben, uns zu erzählen, wie sie im Familienstammbaum verwandt sind, oder etwas über ihre Familie zu erzählen, was jeder Familie freigestellt war. Normalerweise lassen wir die Stammbaum-Genealogie aushängen, damit jeder nachsehen kann, wie er historisch mit seiner Familie verbunden ist. Am Ende der Veranstaltung machen wir immer ein Gruppenfoto.

Da es Teilnehmer gibt, die niemanden oder nur ein paar Leute kannten, erinnerte ich mich von der Teilnahme an den Klassentreffen in Deutschland daran, dass es sehr unangenehm und langweilig wird, wenn man zu viel Zeit für gesellige Stunden lässt. Ich habe versucht, auf der Tagesordnung mehrere Geschichten über die Auswanderung von Verwandten in den Bundesstaat Washington, Geschichten über Haustiere (dieser Teil war sowohl bei den Kindern als auch bei den Erwachsenen ein Hit) und lokale Unterhaltung zu erwähnen. Es machte Spaß, Türpreise für Erwachsene und Kinder zu verlosen. Die Türpreise für die Kinder bestanden aus Tierquilts in Schoßgröße, die ich für alle Kinder, die am Treffen teilnahmen, angefertigt hatte. Für die Erwachsenen gab es entweder gekaufte, handgefertigte oder gespendete Gegenstände aus dem Nordwesten. Wir hatten so viele Türpreise, dass jede Person einen Türpreis erhalten konnte.

Einige unserer Gruppe entschieden sich, das Treffen zu verlängern und mehr vom Pazifischen Nordwesten zu sehen, während sie hier waren. Viele Familienmitglieder unternahmen vor dem Familientreffen eine 7-tägige Kreuzfahrt nach Alaska. Für diejenigen in unserer Gruppe, die nach dem Familientreffen an einer Besichtigung lokaler Sehenswürdigkeiten teilnehmen wollten, wurden Tagesausflüge geplant, z. B. eine Stadtführung durch Seattle, eine Besichtigung der Boeing-Fabrik, ein Ausflug zum Mount Rainier, eine Führung durch das Museum of Flight usw. Wir unternahmen auch einen Übernachtungsausflug nach Quincy, Grand Coulee Dam und Leavenworth, der sehr informativ und interessant war. In Zentralwashington wurden einige Verwandte der Familie Mullerleile in den frühen 1900er Jahren erstmals sesshaft.

Die Teilnehmer hatten eine großartige Zeit auf dem Treffen und das Feedback, das ich erhielt, war überwältigend positiv. Eine Teilnehmerin aus Deutschland sagte mir und anderen, dass "es das beste Familientreffen war, das die Familie je veranstaltet hat", und dass sie an allen Treffen in Deutschland und den USA teilgenommen hatte. Ein anderer Teilnehmer sagte, dass "der Oscar für Kreativität an dieses Familientreffen geht".

Wenn ich etwas anders machen könnte, hätte ich mich sofort mit dem Besucherzentrum in Verbindung gesetzt, nachdem ich beschlossen hatte, dass Seattle der Ort des geplanten Treffens sein würde, anstatt auf eigene Faust zu versuchen, einen Veranstaltungsort, Transportmöglichkeiten und Hotel-/Motelunterkünfte zu finden. Das hätte mir eine Menge Zeit und Sorgen erspart. Insgesamt war das Treffen ein Erfolg. Es war aufregend, lustig und bedeutsam für die gesamte Familie Mullerleile.

Ganz gleich, ob Sie ein Treffen im kleinen Kreis oder ein großes Treffen mit Hunderten von Teilnehmern planen, unser Team kann Ihnen helfen, den perfekten Veranstaltungsort, die passenden Aktivitäten und vieles mehr zu finden, um Ihr Treffen zu etwas Besonderem zu machen. Und das Beste ist, dass diese Dienstleistungen für Sie kostenlos sind! Wenden Sie sich an unsere Spezialisten für Veranstaltungsplanung unter Meetings@seattlesouthside.com und lassen Sie sich beraten, so wie Sue es getan hat!