Schmeißen Sie eine festliche Party in Seattle Southside

Planung der ultimativen Weihnachtsfeier

Unabhängig davon, ob Sie die Planung der Betriebsweihnachtsfeier als lästige Pflicht oder als spaßiges Nebenprojekt betrachten, ist die Veranstaltungsplanung wahrscheinlich nicht Ihr Vollzeitjob. Aber selbst wenn das der Fall ist, kann die Planung der größten Party des Jahres ein großes Unterfangen sein.

Zu den Grundlagen kommen
Finden Sie den richtigen Veranstaltungsort
Essen und Leckereien
Aktiv bleiben
Bringen Sie sie sicher nach Hause

Zu den Grundlagen kommen

Bevor Sie den Rest Ihrer Veranstaltung planen, müssen Sie einige Grundlagen beachten, um sicherzustellen, dass Sie die perfekte Veranstaltung für Ihr Unternehmen planen

Haushalt

Möglicherweise gibt es für Ihre Weihnachtsfeier ein vorgegebenes Budget, auf das Sie keinen Einfluss haben, oder Sie werden gebeten, sich selbst ein Budget für die Feier zu überlegen. Es gibt Optionen, die für jedes Budget geeignet sind, aber planen Sie etwa 30 % Ihres Budgets für den Veranstaltungsort, 50 % für Essen und Getränke, 5 % für Aktivitäten, 5 % für Geschenke oder Andenken und 5 % für die Dekoration ein, wobei die letzten 5 % für Unvorhergesehenes oder andere Ausgaben übrig bleiben. Je nachdem, wie Sie sich entscheiden, können Sie vielleicht etwas flexibler mit Ihrem Budget sein. Einige Veranstaltungsorte stellen beispielsweise ihre Räumlichkeiten kostenlos zur Verfügung, wenn Sie einen bestimmten Dollarbetrag für Essen und Getränke ausgeben.

Datum und Uhrzeit

Auch der Zeitpunkt Ihrer Veranstaltung ist entscheidend. Laut der ERC-Umfrage zu den Feiertagspraktiken 2017 ist die zweite Dezemberwoche die am häufigsten gewählte Woche für Betriebsfeiern, wobei der Freitag der am häufigsten gewählte Wochentag für Feiern ist. Das kann bedeuten, dass es schwieriger ist, eine Party für den zweiten Freitag im Dezember zu buchen als beispielsweise für den letzten Dienstag im November, da der Veranstaltungsort nicht verfügbar ist. Ein neuer Trend bei Weihnachtsfeiern ist die Ausrichtung von Mittagessen anstelle von Abendveranstaltungen, was die Buchung von Veranstaltungsorten und Anbietern erheblich vereinfachen kann.

Kennen Sie Ihr Publikum

Über die ungefähre Zahl der Teilnehmer hinaus sollten Sie etwas mehr über Ihre Partygäste wissen. Das mag einfach erscheinen, wenn man bedenkt, dass es sich um Ihre Mitarbeiter handelt, aber es gibt noch einige andere Überlegungen zu berücksichtigen, die im Arbeitsalltag vielleicht nicht vorkommen. Erstens: Was ist das Ziel dieser Festtagsveranstaltung? Ist es eine Gelegenheit, die Errungenschaften Ihres Unternehmens im vergangenen Jahr zu feiern? Ist es eine Möglichkeit, Ihren Mitarbeitern zu zeigen, wie viel sie Ihnen bedeuten? Ist es eine Chance für sie, zusammenzukommen und als Team zu wachsen? Oder ist es einfach eine Gelegenheit, sich zu entspannen und die Seele baumeln zu lassen? Wenn Sie wissen, was das Ziel der Party ist, können Sie das beste Thema, die besten Aktivitäten und sogar das beste Menü bestimmen! Es ist auch wichtig, die Vorlieben Ihrer Mitarbeiter zu berücksichtigen. Wenn Sie z. B. einen Mitarbeiter haben, der keinen Alkohol trinkt, könnte es lustig sein, einen "Mocktail" auf die Getränkekarte zu setzen, damit er trotzdem etwas Festliches zu sich nehmen kann. Haben Sie Mitarbeiter, die einen anderen Winterurlaub als Weihnachten feiern? Indem Sie ihre Traditionen in Ihre Feier einbeziehen, können Sie ihnen helfen, sich gesehen und anerkannt zu fühlen. Handelt es sich um eine Veranstaltung nur für die Mitarbeiter, oder sind auch die Angehörigen oder Kinder eingeladen? Möglicherweise müssen Sie Ihre Veranstaltung familienfreundlich gestalten, vor allem wenn Sie sie an einem Wochenende abhalten wollen.

Finden Sie den richtigen Veranstaltungsort

Der richtige Ort für Ihre Veranstaltung ist ein wichtiger Baustein, um Ihren Erfolg sicherzustellen. Bei der Auswahl eines Veranstaltungsortes sollten Sie die oben genannten Grundlagen berücksichtigen. Abhängig von Ihrem Budget, dem Datum und der ungefähren Anzahl der Gäste stehen Ihnen verschiedene Möglichkeiten zur Verfügung.

Hotel-Räume

Der Ballsaal ist mehr als einfach und nicht ohne Grund ein Klassiker - viele Hotels bieten Angebote für Veranstaltungsräume zusammen mit Speisen und Getränken an, was die Planung von Veranstaltungen in diesen Räumen zu einem Kinderspiel macht. Hotels in der Region verfügen über eine Reihe verschiedener Raumgrößen, die für jedes Unternehmen in Frage kommen, egal wie groß oder klein es ist. Die Bandbreite reicht von kleinen und gemütlichen bis hin zu großen und formellen Räumen, von der Atmosphäre eines Landsitzes bis hin zu der eines protzigen Clubs. Ein weiterer Bonus? Wenn Sie planen, bei Ihrer Veranstaltung eine Bar einzurichten, können Sie auf diese Weise sicherstellen, dass alle Ihre Mitarbeiter einen sicheren Ort haben, an dem sie sich aufhalten können, wenn sie besonders feierlich sind. Ein kleiner potenzieller Nachteil ist, dass einige Hotels keine externen Speisen und Getränke zulassen. Wenn Sie also einen bestimmten Caterer oder eine bestimmte Speisenoption im Sinn haben, sollten Sie sich im Voraus vergewissern, dass Ihr Veranstaltungsort darüber Bescheid weiß, damit Sie nicht überrascht werden.

Restauranträume & Buyouts

Wenn Sie Ihre Veranstaltung in einem Restaurant abhalten, ist das eine gute Möglichkeit, die Bewirtung in Ihre Veranstaltung zu integrieren. Einige Restaurants verfügen über private oder halbprivate Speiseräume, die es Ihnen ermöglichen, Ihre Feier während der normalen Servicezeiten abzuhalten. Andere Restaurants verlangen für die Ausrichtung Ihrer Feier eine vollständige oder teilweise Übernahme der Räumlichkeiten, was vor allem bei kleineren Restaurants eine einfache Möglichkeit ist, um sicherzustellen, dass Sie den benötigten Platz haben. Wenden Sie sich direkt an das Restaurant, an dem Sie interessiert sind, um die Optionen für einen Buyout zu besprechen. Natürlich möchte ein Restaurant wahrscheinlich nicht, dass Sie fremde Speisen oder Getränke mitbringen. Stellen Sie also sicher, dass Sie eine Speiseoption wählen, die für alle Ihre Gäste geeignet ist.

Eigenständige Veranstaltungsräume

Für ein Höchstmaß an Flexibilität bei den Anbietern von Speisen und Getränken bietet sich in der Regel ein eigenständiger Veranstaltungsraum an, da diese Räume nicht an Restaurants angeschlossen sind und somit nicht den gleichen Einschränkungen unterliegen wie Hotels und Restaurants. Dabei handelt es sich in der Regel um große Räume wie Gemeindezentren, Auditorien und ähnliche Räumlichkeiten, die von der schönen Blockhausästhetik des Des Moines Field House bis hin zu epischen und sportlichen Räumlichkeiten wie dem ShoWare Center reichen können.

Besondere Räume

Um Ihre Gäste wirklich zu beeindrucken, sollten Sie Ihre Weihnachtsfeier an einem Ort veranstalten, an dem der Spaß nur halb so groß ist wie der Ort, an dem die Feier stattfindet. Im Museum of Flight zum Beispiel könnte Ihre Veranstaltung unter Flugzeugen oder sogar in einem 1:1-Nachbau eines Space Shuttles stattfinden, in dem echte Astronauten ausgebildet werden! Oder mieten Sie den Veranstaltungsraum im SyKart, um ein paar freundschaftliche Rennen zwischen Mitarbeitern zu veranstalten. Lassen Sie die Kinder in Ihrem Unternehmen zu Wort kommen und machen Sie die Weihnachtsfeier familienfreundlicher, indem Sie das Family Fun Center für Arcade-Spiele, Bowling und mehr mieten. Es gibt eine Vielzahl von Möglichkeiten außerhalb des traditionellen Veranstaltungsraums.

Ist das alles ein wenig überwältigend? Keine Sorge - unsere Experten in der Region können Ihnen auch dabei helfen, Ihre Auswahl einzugrenzen. Wenden Sie sich an meetings@seattlesouthside.com , damit wir Ihnen helfen können, den richtigen Ort für Ihre Veranstaltung zu finden!

Essen und Leckereien

Seien wir ehrlich - die Hälfte des Spaßes bei einer Party ist das Essen. Ohne gutes Essen und Leckereien werden Ihre Gäste sicher nicht so festlich gestimmt sein. Wenn Sie sich für einen Veranstaltungsort entschieden haben, der ein Catering anbietet, sind Sie auf der sicheren Seite. Wenn nicht, gibt es viele andere Möglichkeiten. Das ortsansässige Unternehmen Act3 Catering ist eine fantastische Option für einen kompletten Cateringservice, einschließlich Bedienung. Viele örtliche Restaurants bieten auch Catering oder Großbestellungen von Speisen an.

Überlegen Sie, ob Sie ein komplettes Menü, ein Buffet oder nur Vorspeisen wünschen. Die Atmosphäre der Party wird Ihnen dabei helfen, diese Entscheidung zu treffen. Planen Sie eine lustige Happy Hour, bei der getrunken und getanzt wird? Dann ist es wahrscheinlich am besten, wenn Sie sich auf die Vorspeisen beschränken. Eine familienfreundliche Veranstaltung, bei der viele Kinder herumlaufen? Dann ist ein Buffet wahrscheinlich die beste Wahl. Achten Sie bei der Planung Ihres Menüs darauf, dass Sie für alle Ihre Gäste eine gute Auswahl bereithalten. Achten Sie darauf, dass es eine vegetarische Variante gibt, und berücksichtigen Sie auch andere Ernährungsbedürfnisse, wie koscher oder halal, glutenfrei oder mögliche Lebensmittelallergien. Schließlich möchten Sie nicht, dass einer Ihrer Gäste hungern muss, während alle anderen essen!

Es ist auch wichtig, dass Sie sich Gedanken über Ihre Baroptionen machen: Es kann sein, dass Ihr Veranstaltungsort keinen Alkoholausschank zulässt. Achten Sie also darauf, dass Sie sich für einen Veranstaltungsort entscheiden, der eine Bar zulässt, wenn Sie das möchten. Einige Veranstaltungsorte bieten sogar einen Barservice an, entweder in Form einer Bar (bei der die Gäste ihre Getränke selbst bezahlen) oder einer Hosted Bar (bei der der Gastgeber für die Getränke bezahlt). Manche Veranstaltungsorte bieten eine Mischform an, bei der einige Getränke bezahlt werden und andere auf die Rechnung des Gastgebers gehen, z. B. mit einem Getränketicketsystem oder bei dem nur bestimmte Arten von Getränken bezahlt werden. Sprechen Sie mit Ihrem Veranstaltungsort über Ihre Baroptionen, um eine Lösung zu finden, die Ihrem Budget und Ihren Bedürfnissen gerecht wird.

Apropos Essen und Leckereien: Vergessen Sie nicht die Gastgeschenke für Ihre Partygäste! Essbare Geschenke werden oft mehr geschätzt als Tchochkes und Kleinigkeiten - schließlich haben viele Leute eine Menge Zeug, und Lebensmittel lassen sich leicht weiterverschenken, wenn sie nicht zu ihren Ernährungsgewohnheiten passen. Seattle Chocolate bietet großartige festliche Geschenke, mit denen Ihre Mitarbeiter die Süße der Saison spüren werden, und Sie können ganz einfach individuelle Etiketten für Ihre Party ausdrucken, die Sie auf die Tafeln kleben können, um sie noch ein wenig besonderer zu machen. Wenn Sie noch mehr Geschenkideen brauchen, schauen Sie sich unseren lokalen Geschenkführer an!

Aktiv bleiben

Lustige Aktivitäten auf Weihnachtsfeiern sind eine gute Möglichkeit, die Stimmung zu verbessern und die Feier für alle angenehmer zu gestalten. Es gibt zwar immer noch die klassischen Spiele zum Verschenken von Geschenken, wie den Austausch von Wichtelgeschenken und den Tausch von weißen Elefanten, aber eine nette Möglichkeit, das Verschenken von Geschenken als Unternehmen zu feiern, könnte darin bestehen, Spenden für wohltätige Zwecke zu sammeln. Bitten Sie Ihre Teilnehmer, anstelle von Geschenken nicht verderbliche Lebensmittel zum Tausch mitzubringen, und versuchen Sie, eine Lebensmitteltonne zu füllen, bevor der Abend zu Ende ist.

Natürlich sind Musik und eine Tanzfläche eine großartige Möglichkeit, die Leute zum Tanzen zu bringen, aber vielleicht haben Sie noch mehr Spaß, wenn Sie Ihre Mitarbeiter die Musik machen lassen - richtig, Karaoke! Sie können sogar eine Veranstaltung in einem privaten Karaoke-Raum bei Round1 in Tukwila organisieren, falls Ihre Sänger nur für ihre Kollegen und nicht für die Öffentlichkeit singen möchten.

Bringen Sie sie sicher nach Hause

Am wichtigsten ist vielleicht, dass Sie dafür sorgen, dass alle Ihre Mitarbeiter am Ende der Party sicher nach Hause kommen. Wenn Sie Ihre Veranstaltung in einem Hotel veranstalten, ist das ganz einfach - lassen Sie einfach ein Zimmerkontingent für Ihre Partygäste reservieren, in dem sie übernachten können, nachdem sie zu feierlich geworden sind, um noch Auto zu fahren. Viele Räume in der Southside von Seattle liegen in der Nähe der Link Light Rail, mit der die Teilnehmer sicher nach Hause gebracht werden können, bevor sie einen Rideshare-Service in Anspruch nehmen. Apropos Mitfahrgelegenheit: Unternehmen wie Lyft und Uber bieten Rabatte für den Kauf von Fahrten in großen Mengen an, und diese können Sie nutzen, um Ihre Mitarbeiter sicher nach Hause zu bringen. Sie können auch eine spezielle Verlosung nur für diejenigen anbieten, die als Fahrer fungieren - eine großartige Möglichkeit, Anreize zu schaffen, nüchtern zu bleiben, damit die Mitarbeiter sicher nach Hause kommen.

Egal, wie Sie die Saison feiern, wir hoffen, dass Sie eine lustige und sichere Party mit Ihren Mitarbeitern haben! Und vergessen Sie nicht: Wenn Sie Hilfe bei der Suche nach den richtigen Veranstaltungsorten und Anbietern benötigen, können Sie sich jederzeit an uns wenden: meetings@seattlesouthside.com - wir haben viel Erfahrung mit der Organisation von Veranstaltungen in unserer Region.

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Christy Maggio

Autor

Christy Maggio

Inhaltsassistent

Ihr treuer Führer durch das labyrinthische Reich der nerdigen Wunder, der gastronomischen Genüsse und der Abenteuer von epischen oder mikroskopischen Ausmaßen.
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