Der Teufel steckt im Detail
Fragen Sie einen Experten: Verhandlungstipps von einem professionellen Event-Broker
Das Aushandeln von Verträgen ist vielleicht nicht der angenehmste Teil der Veranstaltungsplanung, aber sicherlich einer der wichtigsten. Wir haben uns mit Alix Mendonca, Director of Regional Sales bei Prestige Global Meeting Source, unterhalten, um einige Tipps zu erhalten, die er in seinen über 20 Jahren in der Veranstaltungsbranche gesammelt hat. Als Makler hilft er Planern dabei, Veranstaltungsorte zu finden, die ihren Anforderungen entsprechen, und unterstützt sie kostenlos bei den Verhandlungen. Lesen Sie weiter, um seine Ratschläge zu erfahren, was vor und während der Vertragsverhandlungsphase zu beachten ist.
1. Den Markt recherchieren
Ein entscheidender Schritt beginnt bereits vor der Vertragsphase: Sie sollten sich über die Gegend informieren und die Preise verschiedener Veranstaltungsorte vergleichen. So können Sie den Wert Ihres Unternehmens einschätzen – laut Mendonca einer der Schlüssel zu klugen Verhandlungen. Wenn Sie beispielsweise wissen, dass Ihre Veranstaltung in der Hochsaison eines Hotels stattfindet, müssen Sie möglicherweise viel früher buchen, um ein gutes Angebot zu erhalten. Oder wenn das Hotel an Wochenenden überfüllt ist, haben Sie unter der Woche möglicherweise mehr Verhandlungsspielraum.
Hier kann eine Destination Marketing Organization (DMO) eine große Hilfe sein. Diese Organisationen, die je nach Region auch als Tourismusverbände oder Convention and Visitors Bureaus (CVBs) bezeichnet werden, bestehen aus Tourismusfachleuten, die die Region in- und auswendig kennen. Sie vertreten keinen bestimmten Veranstaltungsort, sondern möchten den Besuchern zu einem möglichst angenehmen Aufenthalt verhelfen. Mit der Hilfe einer DMO können Sie fundierte Entscheidungen treffen. Wenn Sie den nächsten Schritt machen und Pakete und Verträge prüfen, verfügen Sie über Kenntnisse zu wettbewerbsfähigen Preisen, Reisegewohnheiten und lokalen Ereignissen, sodass Sie selbstbewusst verhandeln können.
Explore Seattle Southside ist die DMO für die Region direkt um den SEA (Seattle-Tacoma International Airport) herum, zu der die Städte SeaTac, Tukwila und Des Moines gehören. Unsere Dienstleistungen sind kostenlos, und wir können mit dem Meeting-Verhandler zusammenarbeiten, um Ihnen bei der Suche nach Veranstaltungsorten und Unterkünften entsprechend Ihren Bedürfnissen zu helfen.
2. Gehen Sie nicht davon aus, dass Verträge unveränderlich sind.
„Alles ist verhandelbar“, sagt Mendonca.
Der Schlüssel liegt darin, nicht nur für sich selbst einzutreten, sondern auch zu versuchen, die Perspektive des Veranstaltungsortes zu verstehen, damit Sie herausfinden können, was ihn dazu motivieren würde, die Kosten zu senken. Wenn beispielsweise die Gebühren des Veranstaltungsortes Ihr Budget überschreiten, könnten Sie zunächst fragen: „Was können wir tun, um dieses Geschäft für Sie attraktiver zu machen?“
Wenn Sie beispielsweise die Veranstaltung um 17 Uhr statt um 22 Uhr beenden, könnte das Hotel möglicherweise die Gesamtkosten senken, da es dann seine Räumlichkeiten für den Abend anderweitig nutzen kann. Oder wenn Sie keine besonderen Ansprüche an das Catering haben, könnten Sie den Veranstaltungsort fragen, welche Speisen und Getränke bereits für den Tag Ihrer Veranstaltung bestellt wurden. Möglicherweise hat eine andere Veranstaltung bereits eine große Bestellung bei einem Caterer oder dem Hotel selbst aufgegeben, und wenn Sie die gleichen Artikel bestellen, könnten Sie sowohl für sich selbst als auch für den Veranstaltungsort Kosten sparen.
3. Alle Optionen erkunden
Neben der Aushandlung der Konditionen des Pakets sollten Sie sicherstellen, dass Sie alle im Vertrag aufgeführten Richtlinien verstehen. Dazu gehört beispielsweise auch, ob Sie mit externen Anbietern zusammenarbeiten dürfen.
„Wenn es sich um eine Gewerkschaftseinrichtung handelt, könnte es schwierig sein, eigene audiovisuelle Geräte mitzubringen“, sagt Mendonca. „Aber wenn Sie dies dennoch tun, können Sie dadurch möglicherweise Kosten sparen.“ Selbst wenn Sie sich für die Geräte des Veranstaltungsortes entscheiden, möchten Sie später keine bösen Überraschungen erleben, wenn Ihr Budget erschöpft ist.
Eine weitere wichtige Frage ist, welche Räume multifunktional sind. Wenn Ihr Budget knapp ist, möchten Sie wahrscheinlich keinen Breakout-Raum buchen, den Sie nur für eine Stunde nutzen. Fragen Sie das Hotel lieber nach flexiblen Räumen und wie Sie jeden gebuchten Raum optimal nutzen können.
4. Nutzen Sie einen Verhandlungsführer für Besprechungen
Wenn Sie derzeit keinen Veranstaltungsvermittler (auch als Broker bezeichnet) in Anspruch nehmen, lohnt es sich, dies für Ihre nächste Veranstaltung in Betracht zu ziehen. Broker wie Mendonca vertreten keine bestimmten Veranstaltungsorte und haben keine Verpflichtung oder Anreize, ein Hotel gegenüber einem anderen zu bevorzugen. Vielmehr möchten sie Planern dabei helfen, Veranstaltungsorte zu finden, die ihren Anforderungen entsprechen, und dann die bestmöglichen Konditionen auszuhandeln.
„Unsere Dienstleistungen sind für unsere Kunden kostenlos“, erklärt Mendonca. „Wir werden von den Veranstaltungsorten in Form einer Provision bezahlt, die die Buchungsgebühr nicht erhöht.“
Sie fragen sich vielleicht, warum ein Hotel bereit ist, jemanden zu bezahlen, der Planern dabei hilft, Verträge zu verhandeln. Das liegt daran, dass sie wissen, dass sie den Prozess dadurch schneller und reibungsloser gestalten können. Sie wissen auch, dass Makler Planern dabei helfen können, Veranstaltungsorte zu finden, die sie sonst vielleicht nicht in Betracht gezogen hätten.
5. Überprüfen Sie alles noch einmal
Zu guter Letzt sollten Sie auch die kleinen Details nicht übersehen. Auch wenn es offensichtlich erscheinen mag, ist es laut Mendonca doch überraschend, wie oft Menschen Verträge unterzeichnen, ohne zu überprüfen, ob die angegebenen Daten mit den tatsächlichen Veranstaltungsterminen übereinstimmen. „Ich habe das schon oft erlebt“, sagt er. Es ist leicht, sich in den Kleingedruckten zu verlieren, aber es kann ein böses Erwachen sein, wenn man in letzter Minute feststellt, dass der Veranstaltungsort Ihren Platz für einen ganz anderen Tag reserviert hat als Sie beabsichtigt hatten. Und natürlich ist es wichtig, dass Sie sich über die Stornierungsbedingungen im Klaren sind. Wenn diese ungünstig aussehen, kann das sogar ein weiterer Punkt sein, über den Sie verhandeln können.
Unabhängig davon, ob Sie sich von einem Profi unterstützen lassen oder nicht, Verträge sind ein zentraler Bestandteil der Veranstaltungsplanung. Überstürzen Sie den Prozess also nicht und lassen Sie die Dokumente vor der Unterzeichnung von einer zweiten (oder dritten oder vierten) Person gegenlesen. Wie ein altes Sprichwort sagt: „Vorsicht ist besser als Nachsicht!“