Zugängliche Veranstaltungen für alle
Inklusive Veranstaltungsplanung: Unser Leitfaden für Barrierefreiheit
Das Ziel eines jeden Veranstaltungsplaners ist es, Veranstaltungen zu organisieren, die bei allen Teilnehmern einen nachhaltigen, positiven Eindruck hinterlassen. Barrierefreiheit ist mehr als nur ein Schlagwort. Der Fokus auf Barrierefreiheit, der über die Einhaltung des Americans with Disabilities Act (ADA) hinausgeht, ist unerlässlich, um eine Veranstaltung zu gewährleisten, die für alle Teilnehmer erfolgreich und unvergesslich ist.
Wir haben den lokalen Experten Joe Maxwell von der Seattle Theatre Group, der für die Koordination von Barrierefreiheit zertifiziert ist, gebeten, sein Wissen mit uns zu teilen und uns bei der Erstellung des folgenden Leitfadens zu helfen, wie man Veranstaltungsorte auswählt, effektiv kommuniziert, die Logistik vor Ort verwaltet und vieles mehr auf eine Art und Weise, die jeden willkommen heißt und berücksichtigt.
Vorbereitung auf die Veranstaltung: Den Ton für Inklusion angeben
Einladung und Kommunikation
Alle Veranstaltungen beginnen mit einer Einladung. Ganz gleich, ob es sich dabei um eine formelle Einladung, eine Anzeige oder einen Teil Ihrer Anmeldeseite handelt, die Einladung ist eine großartige Gelegenheit, Ihre Veranstaltung mit einem klaren Signal an Ihre Teilnehmer zu beginnen, dass Sie sich dafür einsetzen, dass die Bedürfnisse aller erfüllt werden.
Bedenken Sie Folgendes:
- Fügen Sie auf der RSVP ein Kommentarfeld für Wünsche zur Barrierefreiheit ein.
- Bieten Sie eine Kontaktperson oder Informationen für Anfragen zu Dolmetschern und/oder anderen Anpassungen an.
- Um eine ausreichende Vorlaufzeit zu gewährleisten, fügen Sie bei Dolmetscheranfragen eine Ausschlussklausel hinzu, die besagt, dass sie mindestens zwei Wochen vor der Veranstaltung gestellt werden müssen, damit Sie genügend Zeit haben, um gegebenenfalls Anpassungen vorzunehmen und das Budget zu erhöhen.
Detaillierte Informationen zum Veranstaltungsort
Wenn Sie die Teilnehmer mit fortgeschrittenem Wissen ausstatten, wird die Planung ihres Erlebnisses viel reibungsloser. Sobald sie verfügbar sind, sollten Sie alle Informationen über Ihren Veranstaltungsort und seine besonderen Zugänglichkeitsmerkmale weitergeben. Diese Informationen sind kostenlos und können als Zugänglichkeitsseite auf der Website Ihrer Veranstaltung zur Verfügung gestellt werden, falls Sie Bedenken haben, Ihre anderen Teilnehmer mit zu vielen Informationen zu überfordern.
Einige nützliche Dinge, die die Teilnehmer vor der Veranstaltung wissen sollten:
- Nicht zugängliche Bereiche: Geben Sie an, ob es im Veranstaltungsraum oder am Veranstaltungsort Orte gibt, die nur über Treppen zugänglich sind (z. B. in einem historischen Gebäude).
- Toiletten: Gibt es eine ADA-konforme Toilette, die sich auf derselben Etage wie der Hauptveranstaltungsraum befindet?
- Persönliche Betreuer (PCAs): Klären Sie, ob PKAs kostenlos an der Veranstaltung teilnehmen dürfen, und wenn ja, teilen Sie den Teilnehmern mit, wie sie sich für ein Ticket oder einen Ausweis für ihre Begleitperson registrieren können.
- Parken: Geben Sie an, ob es vor Ort oder in der Nähe einen Parkplatz gibt. Wenn in der Nähe, wie weit muss man fahren, um Ihren Veranstaltungsort zu erreichen.
- Öffentliche Verkehrsmittel: Informieren Sie sich über die nächstgelegene Bushaltestelle oder eine andere Station der öffentlichen Verkehrsmittel.
- Zugängliche Unterkünfte: Notieren Sie die Anzahl der ADA-zugänglichen Zimmer in dem entsprechenden Hotel.
- Ankommen und Abfahren: Fügen Sie Informationen hinzu, die die Teilnehmer darüber informieren, wo sich die Ein- und Ausstiegsbereiche für Personen mit Mobilitätseinschränkungen befinden.
Inklusion vor Ort: Eine nahtlose Erfahrung
Dolmetscherdienste
Die Anwesenheit eines ASL-Dolmetschers (Amerikanische Gebärdensprache) mit entsprechender Beleuchtung ist für Gehörlose und Schwerhörige hilfreich. Wenn Dolmetscher oder Untertitel angefordert wurden, vergewissern Sie sich, dass ein bestimmter Sitzplatz reserviert ist, der eine klare Sichtlinie zum Dolmetscher und zur Bühne bietet.
Untertitelung
Nicht alle schwerhörigen Menschen sprechen fließend ASL - vor allem nicht diejenigen, die ihr Gehör erst vor kurzem aufgrund von Alterung oder Verletzungen verloren haben. Manche Menschen haben auch Probleme mit der auditiven Verarbeitung. Erwägen Sie offene Untertitel (vor allem bei Videos, bei denen Untertitel im Voraus vorbereitet werden können) oder eine visuelle Hilfe wie eine Diashow (für Redner und Podiumsdiskussionen) mit Text, der die wichtigsten Punkte anspricht.
Transkriptionsdienste
Die Beauftragung eines Transkriptionisten, das Angebot von offenen Untertiteln oder die Aufzeichnung Ihrer Sitzungen und die Bereitstellung aller Inhalte (einschließlich der Folien) nach Ihrer Veranstaltung sind wertvolle Ressourcen für alle Teilnehmer. Unabhängig davon, ob es sich bei Ihren Aufzeichnungen um reine Audio- oder Videoaufnahmen handelt, können diese Informationen auch über barrierefreie Tools bereitgestellt werden, damit sie nach der Veranstaltung leichter genutzt werden können.
Einfaches Navigieren
Die Orientierung während einer Veranstaltung ist für die Teilnehmer ein häufiges Problem, das durch Faktoren wie Sprachbarrieren, Neurodivergenz, Blindheit oder Sehschwäche oder einfach nur Eile noch verschärft werden kann.
Bedenken Sie Folgendes:
- Beschilderung: Stellen Sie eine große Anzahl von eindeutigen Schildern auf, die die Teilnehmer durch Ihren Veranstaltungsort leiten, um die Navigation zu erleichtern.
- Karten: Legen Sie den Registrierungsunterlagen Ihrer Teilnehmer Karten Ihres Veranstaltungsortes bei.
- Hilfe in Echtzeit: Ernennen Sie Veranstaltungspersonal oder Freiwillige an hilfreichen Orten, um bei der Orientierung zu helfen.
- Anordnung: Vergewissern Sie sich, dass am gesamten Veranstaltungsort (insbesondere zwischen den Tischen und Stühlen) ein mindestens 30 cm breiter Weg vorhanden ist, damit sich Rollstuhlfahrer auf der Veranstaltung frei und problemlos bewegen können.
- Gefährdungen: Achten Sie auf Stolperfallen - vor allem in schwach beleuchteten Räumen - wie Kabel auf dem Boden, Bänder, die von Stuhllehnen herunterhängen, usw.
Neurodiversität und sensorische Verarbeitungsbedürfnisse
Die Schaffung eines integrativen Umfelds umfasst auch das Verständnis und die Anpassung an neurodiverse Teilnehmer und an Personen mit sensorischen Empfindlichkeiten.
Im Folgenden finden Sie 6 Strategien, die dazu beitragen, dass sie sich wohl fühlen und sich engagieren:
1. Ruhige Zonen
Richten Sie abseits des Trubels ruhige Bereiche ein, in denen sich die Teilnehmer entspannen können. Diese Bereiche sollten mit bequemen Sitzgelegenheiten und gedämpfter Beleuchtung ausgestattet sein.
2. Sensorische Warnungen
Informieren Sie die Teilnehmer im Voraus über alle Elemente der Veranstaltung, die eine Herausforderung darstellen könnten, z. B. laute Geräusche, Rauchmaschinen oder helle Lichter. So können sich die Teilnehmer auf diese Situationen vorbereiten oder sie gegebenenfalls vermeiden.
3. Flexible Sitzplatzoptionen
Bieten Sie eine Vielzahl von Sitzgelegenheiten an. Einige Teilnehmer bevorzugen vielleicht Bereiche mit weniger Verkehr oder mehr persönlichem Freiraum.
4. Sinnesfreudige Materialien
Ein paar Ideen, um einige Optionen anzubieten, die für die Regulierung und das Finden von etwas Ruhe hilfreich sind.
- Kopfhörer mit Geräuschunterdrückung/-reduzierung
- Fidgets bei der Anmeldung (eine großartige Gelegenheit für Werbegeschenke!)
- Aktuelle Bücher, Lesestoff, Kreuzworträtsel usw. in Ruhezonen
5. Schulung von Personal und Freiwilligen
Stellen Sie sicher, dass Ihre Mitarbeiter und Freiwilligen geschult sind, um die Bedürfnisse neurodiverser Teilnehmer zu verstehen und auf sie einzugehen. Sie sollten über die Ruhezonen und andere Möglichkeiten der Unterbringung informiert sein.
6. Leitfäden für soziale Erzählungen
Die Erstellung einer sozialen Erzählung mit beschreibendem Text und Bildern kann bei der Visualisierung und Vorbereitung des Ereignisses sehr hilfreich sein. Dieser Leitfaden sollte so viel wie möglich über das Erlebnis erzählen und Informationen enthalten wie:
- Wo man bei der Ankunft parken kann und/oder wo die öffentlichen Verkehrsmittel ankommen und abfahren in Bezug auf den Veranstaltungsort.
- Woran Sie erkennen können, dass Sie am richtigen Ort sind (z. B. Beschilderung, auffällige Gebäudemerkmale usw.)
- Wo man den Veranstaltungsraum am besten betritt (z. B. Osteingang, direkt gegenüber dem Springbrunnen usw.)
- Wo sie die Registrierung finden und was sie tun müssen, wenn sie dort ankommen.
- Informationen über die Aufteilung des Tagungsraums und die entsprechenden Innenräume (Toiletten, Wegbeschreibung zu den entsprechenden Räumen für die Sitzungen usw.)
- Klare Beschreibungen dessen, was die Teilnehmer in den Räumlichkeiten und während jedes Teils der Veranstaltung erwarten können.
Budgetierung für den Erfolg
Wenn Sie über die erwarteten Bedürfnisse Ihrer Teilnehmer hinaus planen, sind Sie sicher, dass Sie nicht unvorbereitet getroffen werden. Es kann entmutigend erscheinen, alles zu bedenken, aber je mehr Menschen sich angewöhnen, dies von Anfang an in ihre Veranstaltungen einzubeziehen, desto einfacher wird es auf lange Sicht.
Bei allen Veranstaltungen sollte die Zugänglichkeit im Budget berücksichtigt werden. Prüfen Sie die Kosten für Dolmetscherdienste (Untertitel, ASL, taktile Schrift), AV-Ausrüstung, Großdruck-/Braille-Programme oder andere Dienste und halten Sie diese im Budget für eventuelle Anfragen bereit. Wenn es nicht benötigt wird, kann das Budget als Einsparung markiert werden. Es ist besser, den Plan zur Verfügung zu haben und ihn nicht zu brauchen, als ihn zu brauchen und ihn nicht zu haben.
Engagement nach der Veranstaltung: Feedback für zukünftigen Erfolg
Suchen Sie nach weiteren Ressourcen?
- National Endowment for the Arts: Publikationen, Checklisten und Ressourcen zur Barrierefreiheit
- Zugänglichkeit für virtuelle Veranstaltungen
- Autistic Self Advocacy Network: Zugänglichkeitsressourcen für Treffen und Veranstaltungen
- Der definitive ADA-Mobilitätsleitfaden für Tagungs- und Veranstaltungsplaner
- Das Neu-Projekt: Ein Leitfaden für Veranstaltungsplaner zur Neuroinclusion
Wenn Sie Hilfe bei der Planung einer barrierefreien Veranstaltung in der Region benötigen, ist unser Expertenteam in Seattle Southside für Sie da!
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